Steuertipp 4 - Jahresabschluss: Frist-Versäumnisse können teuer werden

Steuertipp 4 - Jahresabschluss: Frist-Versäumnisse können teuer werden

Die Uhr tickt. Seit 2011 verhängt das Firmenbuchgericht automatisch Strafen, wenn der Jahresabschluss einer Kapitalgesellschaft nicht binnen neun Monaten nach dem Bilanzstichtag beim Firmenbuch eingereicht wurde. GmbH-Geschäftsführer haben im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss aber noch weitere gesetzlich vorgegebene Fristen zu beachten. Welche das sind erläutern Ihnen die Experten von TPA-Horwath.

■ Bis wann muss der Jahresabschluss vorliegen?
■ Bis wann muss der Jahresabschluss beim Firmenbuchgericht eingereicht werden?
■ Was habe ich bei meiner Inventur laut UGB zu berücksichtigen?
■ Die Generalversammlung und die Rolle des Geschäftsführers in der Generalversammlung.

Fragen, wie diese gehören zum unternehmerischen Alltag. In einem neuen Leitfaden „Geschäftsführer und Jahresabschluss“, der für viele Unternehmerinnen und Unternehmer ein interessantes und praktisches Nachschlagewerk darstellt, haben die Experten von TPA Horwath die wichtigsten Vorschriften zusammengefasst. Sie können diesen Leitfaden kostenlos unter service@tpa-horwath.com bestellen. Im folgenden ein kompakter Überblick über die wichtigsten Fristen:

1. FRIST FÜR VORLAGE DES JAHRESABSCHLUSSES

Die Geschäftsführer müssen die Erstellung und Offenlegung des Jahresabschlusses zwar nicht selbst (höchstpersönlich) abwickeln, sie können sich aber von den Pflichten der Aufstellung und Offenlegung nicht entbinden.

Die Geschäftsführer haben den Jahresabschluss in den ersten fünf Monaten des Geschäftsjahrs für das vorangegangene Geschäftsjahr – häufig unter Mitwirkung eines Steuerberaters – zu erstellen und danach aufzustellen, also bei Bilanzstichtag 31.12. bis Ende Mai des Folgejahres. Besteht ein Aufsichtsrat, so ist auch diesem der Jahresabschluss innerhalb der 5-Monatsfrist vorzulegen.

Der Jahresabschluss beinhaltet bei kleinen GmbHs die Bilanz, die Gewinn- und Verlustrechnung sowie den (verkürzten) Anhang. Bei mittelgroßen und großen GmbHs ist auch ein Lagebericht zu erstellen.

TIPP

Überlegen Sie die Verlegung des Bilanzstichtages, unter Umständen können Sie Inventur und Erstellung des Jahresabschluss in eine etwas weniger arbeitsintensive Zeit verlegen. Bedenken Sie auch die damit verbundenen Steuerfolgen und setzen Sie sich vorher mit Ihrem Steuerberater in Verbindung.

Die „Aufstellung“ des Jahresabschlusses – diese ist von der „Erstellung“ und der „Feststellung“ zu unterscheiden, siehe dazu gleich unten – erfolgt in der Regel mit Unterzeichnung des Jahresabschlusses durch sämtliche (!) Geschäftsführer.

Jedem Gesellschafter sind ohne Verzug nach Aufstellung des Jahresabschlusses samt allfälligem Lagebericht Abschriften zuzusenden. Dies gilt auch für einen allfälligen Konzernabschluss samt Konzernlagebericht.

Sofern es sich um eine prüfungspflichtige Gesellschaft (mittelgroße und große GmbH) handelt, haben die gesetzlichen Vertreter den Jahresabschluss unmittelbar nach der Aufstellung dem Abschlussprüfer vorzulegen.

Eine Verletzung der Aufstellungsfristen kann insbesondere bei Insolvenzen zu einer erhöhten Haftung der Geschäftsführer führen, weil sich die Geschäftsführer nicht rechtzeitig ein genaues Bild über die Lage der Gesellschaft gemacht haben.

TIPP

Besonders in Krisenzeiten sind daher ein gutes, rasches und ordnungsmäßiges Rechnungswesen und ein korrekter und pünktlicher Umgang mit Finanzamt und Sozialversicherung von eminenter Bedeutung.

2. FRIST FÜR BESCHLUSSFASSUNG

Die Generalversammlung hat in den ersten acht Monaten jedes Geschäftsjahres für das abgelaufene Geschäftsjahr (also im Regelfall bis Ende August des Folgejahres) folgende Beschlüsse zu fassen:

• Genehmigung und Feststellung des Jahresabschlusses einschließlich eines (allfälligen) Lageberichts;
• Verwendung des Bilanzgewinns (falls dieser im Gesellschaftsvertrag einer besonderen Beschlussfassung vorbehalten ist). Die Höhe der Gewinnausschüttung, eines Gewinnvortrages und/oder die Bildung von Gewinnrücklagen wird beschlossen; hier sollten auch steuerliche Regelungen betreffend Einlagenrückzahlungen iSd § 4 Abs. 12 EStG 1988 beachtet werden.

In der Praxis erfolgt die Beschlussfassung regelmäßig als sogenannter Umlaufbeschluss, wobei diesfalls sämtliche Gesellschafter zustimmen müssen. Häufig werden gleichzeitig noch folgende Beschlüsse gefasst:

• Entlastung der Geschäftsführer für das abgelaufene Geschäftsjahr und Vorjahre;
• Entlastung eines allfälligen Aufsichtsrats;
• Alineare Gewinnverteilung (Verteilung der Ausschüttung abweichend von Geschäftsanteilen);
• Kenntnisnahme des Verlusts von mehr als der Hälfte des Stammkapitals.

3. FRIST FÜR EINREICHUNG BEIM FIRMENBUCH

Die Geschäftsführer haben den Jahresabschluss und einen allfälligen Lagebericht nach seiner Behandlung in der Generalversammlung, jedoch spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag, bei prüfungspflichtigen Gesellschaften mit dem Bestätigungsvermerk oder dem Vermerk über dessen Versagung oder Einschränkung, beim Firmenbuchgericht einzureichen.

Bei der kleinen GmbH müssen insb. aus Wettbewerbsgründen nur eine verkürzte Bilanz und ein verkürzter Anhang eingereicht werden, bei der mittelgroßen GmbH kann die GuV verkürzt werden und beginnt diese statt mit den „Umsatzerlösen“ erst mit dem „Rohergebnis“.

Im Normalfall eines Geschäftsjahres von 1.1. bis 31.12. ist die Firmenbucheinreichung bis spätestens 30.9. des Folgejahres vorzunehmen. Bei anderen Bilanzstichtagen verschiebt sich der Zeitpunkt entsprechend um die 9 Monate nach hinten: Bei einem Bilanzstichtag zB 31.3. muss die Offenlegung bis spätestens 31.12. desselben Jahres erfolgen.

TIPP
Die Frist zur Einreichung des Jahresabschlusses beim Firmenbuchgericht ist nicht verlängerbar!

Innerhalb derselben 9-Monats-Frist sind gegebenenfalls auch der Bericht des Aufsichtsrats und der Beschluss über die Verwendung des Ergebnisses einzureichen.
Die Einreichung muss elektronisch über Finanz-Online erfolgen; nur bei einem Jahresumsatz bis EUR 70.000 ist eine Einreichung in Papierform möglich.

Die Kosten für die elektronische Einreichung betragen derzeit EUR 49 für GmbHs mit Jahresumsatz über EUR 70.000 und werden vom einreichenden Parteienvertreter regelmäßig an die Gesellschaft weiterbelastet.

4. STRAFEN

Mit dem Budget-Begleitgesetz 2011 wurden im UGB die Zwangsstrafen für die nicht rechtzeitige Einreichung verschärft: Es ist eine Mindeststrafe von EUR 700, jeweils für die GmbH und jeden Geschäftsführer, vorgesehen, die grundsätzlich bereits ab dem ersten Tag der Fristüberschreitung verhängt wird.

Straffreiheit besteht ausnahmsweise dann, wenn der Jahresabschluss bis zum Tag vor der („automatischen“) Erlassung der Zwangsstrafverfügung beim Firmenbuch eingelangt ist.

Zusammenfassend ist dringend anzuraten, Jahresabschlüsse rechtzeitig innerhalb der 9-Monatsfrist (im Regelfall somit bis spätestens Ende September jedes Jahres) beim Firmenbuchgericht offen zu legen.

TIPP
Die Bezahlung der Strafe befreit nicht von der Pflicht zur Offenlegung!

Hartnäckigen Verweigerern der Offenlegung wird schließlich noch eine Rute ins Fenster gestellt: Bei Nicht-Offenlegung in zwei aufeinanderfolgenden Jahren wird die Vermögenslosigkeit der Gesellschaft vermutet. Dies kann dazu führen, dass das Firmenbuchgericht nach dem Firmenbuchgesetz das Amtslöschungsverfahren einleitet und die GmbH nach kurzfristigem Androhen der Löschung tatsächlich gelöscht wird.

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